Правила заполнения отчетов по командировкам

 Требования к заполнению отчетов
 Как правильно оформить отчет после поездки (форма F401)
 Пример правильно заполненной формы

Инструкция по подготовке отчетности по уже свершившейся поездке

Если поездка оплачивается из средств американского фонда гражданских исследований и развития (АФГИР), то отчет по поездке должен быть представлен по форме F401.

АФГИР предъявляет следующие требования к заполнению отчетов:

• Все путешественники должны представить в АФГИР отчет по поездке в течение 30-ти дней по окончании поездки, которая полностью или частично финансировалась из гранта (т.е. сдать его координатору проекта в течение 2-х недель).
• После поездки могут быть возмещены только расходы, на которые представлены оригиналы квитанций по их оплате.
• Только оплата суточных производится без представления каких либо документов. Однако если в заявке на возмещение расходов указана только сумма суточных, необходимо подтвердить количество дней пребывания в поездке. Это можно сделать, представив либо копию авиабилета, либо копию паспорта с отметками о прибытии и убытии из страны пребывания.
• При внутренней поездке документом, подтверждающим количество дней пребывания в поездке, является командировочное удостоверение.
• Требуемые документы
  а) Путешественник должен включить в отчет все оригиналы билетов, даже если они были оплачены АФГИР.
  в) Требуются оригинальные квитанции по оплате проживания.
  с) Чтобы получить возмещением расходов по оплате визы, медицинской страховки, такси и других расходов, не относящихся к суточным, требуются оригиналы квитанций, не зависимо от суммы расходов. Если путешественнику были оплачены АФГИР расходы, не относящиеся к суточным, то по ним необходимо представить в отчете квитанции, подтверждающие их.
• Все платежные документы должны быть прикреплены в развернутом виде на листе формата А4 в том порядке, в котором они включены в сводную ведомость расходов, так чтобы можно было сделать хорошую копию документов.
• Если отчет по поездке не представлен своевременно как положено, это может привести к тому, что от путешественника потребуют возместить Фонду АФГИР любые суммы, выплаченные авансом, и он больше не сможет получить авансовую оплату по следующей поездке.
• Отчет по поездке должен быть подписан путешественником и одобрен руководителем гранта/Директором проекта. Отчет должен быть сдан координатору проекта НОЦ "Плазма" и затем представлен в соответствующее представительство АФГИР.

Как правильно оформить отчет после поездки (форма F401)

Отчет по поездке включает полные данные по гранту, полные данные о путешественнике, полные данные по поездке, научный отчет на английском языке (narrative) (можно одну-полторы страницы на русском языке на отдельных листах) и сводную финансовую ведомость расходов (reconciliation).

Обращаю Ваше внимание на то, что Section I у всех участников проекта НОЦ «Плазма» должна быть одинаковой – это информация о гранте. В поле "Request Date" заносится дата заполнения формы.

В Section II заносится информация о путешественнике. В поле «Номер счета/Адрес по прописке» заносится номер валютного счета до востребования, открытый в отделении Сбербанка (Антикайнена, 2), (для петрозаводчан) или номер счета в Альфабанке для иногородних. В поле "Date of Birth" (дата рождения) сначала укажите месяц, потом день, а потом год рождения.

В Section IV (сводная ведомость затрат) фиксируются затраты, которые вы произвели в поездке.

В первую колонку сводной ведомости включаются все оплаты, которые были произведены до поездки (т.е. если вам была авансом оплачена часть поездки). Если таких оплат не было, то эту колонку заполнять не нужно.

Во вторую колонку включаются суммы оплат в соответствии с представленными квитанциями, т.е. суммы в той валюте, в которой производилась оплата. Аббревиатура валюты обозначается в следующей колонке (доллары США - USD, российские рубли - RUB, единая европейская валюта - EURO).

В следующей колонке необходимо указать курс ЦБ для перевода валюты в доллары США на день проведения оплаты. Полученные суммы оплат в долларах США вносятся в следующую колонку. Курс на любой день в прошлом можно посмотреть на сайте РосБизнесКонсантинга www.rbc.ru.

В последней колонке вычисляется построчно разница между затраченной суммой в долларах и полученной авансом на соответствующие расходы.

Если осталась неиспользованной какая-то сумма (в случае авансовых платежей), то в отчете необходимо указать причину, почему она не была использована. Если сумма не превышает 100 долларов, то она может быть использована на офисные расходы или расходные материалы. Если осталась большая сумма, то она должны быть использована на другую поездку, что путешественник должен подтвердить в отчете.

К другим расходам (Other expenses) могут быть отнесены оплата такси, любых внутренних переездов, аренда автомашины, связанная с деловой необходимостью, оплата услуг, связанных с деловыми потребностями – телефон, Интернет, доставка документов, публикация тезисов докладов.

Размер суточных устанавливается в соответствии со следующими правилами.

При поездках в Москву, Санкт-Петербург, Новосибирск суточные начисляются по 30 долларов США за день. Поездки в остальные города России оплачиваются из расчета 15 долларов США в день.

Посмотреть на максимальные цифры суточных (M&IE RATE) и проживания в гостинице (MAXIMUM LODGING AMOUNT) для оформления поездок зарубеж можно на сайте американского правительства.

Пример правильно заполненной формы

Таким образом, правильно заполненная форма выглядит следующим образом.

Section I: Project Information

CRDF Project Number	RUX0-000013-PZ-06	Request Date	2 Oct. 2002
Project Director/Principal Investigator	Anatoly Diamidovich Khakhaev
Institution	Petrozavodsk state university
Telephone #	+7 (8142) 719680	Fax #	+7 (8142) 711000
E-Mail Address	alim@karelia.ru, alexmou@lab127.karelia.ru

Section II: Traveler Information

Traveler’s Name (English)	Alexei Petrovich Moschevikin
Traveler’s Name (Cyrillic)	Алексей Петрович Мощевикин
Institution	Petrozavodsk state university	E-Mail Address	alexmou@lab127.karelia.ru
Address	185910, Petrozavodsk, Lenin Str., 33
Passport Number	86 01 599432	Date of Birth (month/day/year)	06/24/71
City Code	Petrozavodsk	Номер счета/Адрес по прописке	42301 8 2500 0002375/01

Section III: Narrative Report

Эту часть следует набирать, начиная с новой страницы. Отчет не должен быть маленьким (объем может быть от одной до полутора страниц, можно на русском). Стоит осветить следующие вопросы:

• Цель поездки, была ли она достигнута, если нет, то почему?
• Как ваша поездка помогла выполнению работ по Проекту?
• В каких конференциях и встречах вы принимали участие, в какой форме (устный, стендовый доклад), какова тематика доклада? Какие интересные встречи и полезные для себя сведения вы почерпнули.
• Общая оценка поездки; сложности, с которыми вы столкнулись.

Section IV: Expense Summary

Expense Type	Amount Received in Advance from CRDF	Amount of Actual Expenses (in units)	Currency	Exchange Rate	Actual Expenses in USD	Total Due to/from Grantee
Air Transportation (авиабилеты)
Per Diem & Lodging (суточные, гостиница)		900	RUB	31.63	28.45	28.45
Visa Fees (виза)
Medical Insurance (мед. страховка)
Ground Transportation (проезд в наземном транспорте)		1693.75	RUB	31.63	53.55	53.55
Conference Fees (орг.взнос на конференции)
Other Expenses (другие выплаты)
total		2593.75			82.00	82.00
TOTAL DUE TO/FROM TRAVELER						82.00

I certify that all expenses indicated above are true and correct and are in full accordance with the Award General Conditions.

__________________________________	______________________________________
Signature of Traveler & Date	Signature of Project Director/Principal Investigator & Date